تنمية مهارات مدراء المكاتب للإدارة العليا

 

المقدمة:

هذا البرنامج التدريبي موجهة لمدراء مكاتب الإدارة العليا و من ترى الإدارة أهمية حضوره ويهدف هذا البرنامج التدريبي لتنمية مهارات مدراء المكاتب و إمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية و تزويدهم بالخبرات و المهارات التي تتطلبها مسئوليات و واجبات الوظيفة .

ونقدم في هذا البرنامج التدريبي للمشاركين الوحدات المعرفية والمهاريه التي تعرفهم باختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب . و المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية و أساليبها و فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين . و إدارة الوقت و الاستخدام الأمثل له . و فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) . و الفهرسة و الحفظ ( تطبيقات عملية ) . و المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء .

أهداف البرنامج:

  • الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية
  • و اكساب المشاركين المهارات الإدارية و السلوكية للسكرتير الناجح.
  • التعامل الجيد في المقابلات و الاجتماعات الرسمية.
  • اكساب المشاركين الأسس المتقدمة في إدارة المكاتب والإدارة التنفيذية لمكاتب القيادات العليا
  • صقل مهاراتهم في كيفية التواصل مع الجمهور وأسُس التواصل الفعال كتابة واستماعاً وحواراً
  • وتعزيز مهارات التعامل مع الوقت والضغط وعنصر المفاجآت وإدارة التنوع في بيئة عمل القيادات العليا وبقواعد البروتوكول والاتيكيت وإدارة المناسبات
  • تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك
  • تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي
  • استخدام تطبيقات وبرمجيات الحاسب الآلي المكتبية  
  • كيفية الاستفادة من المعدات والأجهزة المكتبية المتوفرة لديه
  • تحمل ضغوط العمل في أوقات الذروة للمؤسسة أو الشركة
  • إدارة الوقت وتوزيعة على مختلف الأعمال المطلوب إنجازها
  • التواصل مع زملاء العمل عملياً من خلال العمل الجماعي

الفئات المستهدفة:

  • مديري المكاتب
  • طاقم السكرتارية التنفيذية
  • مكاتب الإدارات العليا والإشرافية في الامانات والبلديات والمجالس وأمناء المجالس وسكرتير المجلس والمؤسسات المختلفة و الوزرات
  • كافة العاملين في مجالي ادارة المكاتب والسكرتاريا بجميع مستوياتها الادارية في جميع الادارات والاقسام في القطاعين العام والخاص
  • المرشحين للقيام بهذه الاعمال وكافة المهتمين

محتويات البرنامج :

 

اليوم 1

المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب

  • مدير المكتب المعاصر
  • السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب "مفاهيم وأسس".
  • أعمال السكرتارية التنفيذية في عصر هندسة ومصادر المعرفة.
  • مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب السكرتارية التنفيذية.
  • العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية والفنية للمساعدين الشخصيين.
  • تنظيم وإدارة المعلومات (العمل اليومي لمدير المكتب).
  • قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية.

اليوم 2

 المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف

  • مهارات الإدارية الذاتية والسلوكية.
  • مهارات الاتصال والابتكار وتقوية الذاكرة
  • مهارات إعداد وكتابة التقارير والخطابات والمذكرات الإدارية..
  • فنون الاتيكيت ومهارات التعامل مع الجمهور.
  • المهارات المهنية لمدراء المكاتب والمساعدين الشخصيين.
  • نظام المعلومات الإداري ودور مدير المكتب.
  • كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها.
  • تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية.
  • المنهج الابتكاري والتفكير الإبداعي لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
  • التخطيط والإعداد والصياغة الدقيقة لمحاضر الاجتماعات.
  • الانترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية.
  • التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالا واستقبالا.

اليوم 3

 المهارات والمهام الالكترونية اللازمة للسكرتير العالمى

  • تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة إلكترونيًا.
  • تنظيم وترتيب الملفات إلكترونيًا.
  • إعداد المراسلات والمذكرات وعرق الأوراق الإلكترونية.
  • فن الحديث والإنصات (مهارات التقديم والعرض الإلكتروني).
  • تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونيًا (الاستثمار عن بعد).
  • السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية:-
  • استخدامات التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
  • استراتيجيات الأرشفة والحفظ وتأمين الوثائق والاسترجاع الإلكتروني.
  • التقنيات الحديثة في ميكنة المحفوظات والوثائق.
  • إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق والملفات المستندية بالحاسب الآلي.
  • إدارة مكاتب الغد "التميز والتطوير".

اليوم 4

 فن ادارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

  • إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات.
  • إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان.
  • إعداد وكتابة المحاضر والجلسات والتقارير الفعالة.
  • كيفية مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر.
  • مهارات الاتصال والتواصل
  • العمل فى فريق

اليوم 5

تدريبات عملية وورش عمل ادارة المكاتب الالكترونية

  • ورشة عمل في : المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها.
  • ورشة عمل في : مقومات التعامل مع الآخرين (الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور).
  • التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية.
  • مهارات الاتصال الحديثة
  • ادارة الوقت والضغوط
  • مقياس قدرات التفكير
  • مقياس الذكاء المتعدد
  • مقياس النمط الاتصالى
  • مقياس بناء الفريق
  • هرم الاحتياجات الانسانية

جدول الوقت للدروة التدريبية :

  • 10:00 - 8:00 (الجلسة الأولى)
  • 10:30 - 10:00 (قهوة / شاي / وجبات خفيفة (
  • 12:20 - 10:30 (الجلسة الثانية)
  • 12:20 - 13:00 (استراحة الصلاة والغداء)

13:00 - 14:00 (الجلسة الختامية )

التكاليف المالية

 التكاليف الخاصة بالدورة و تشمل : المحاضرات العملية ، الغداء ، استراحة شاي وقهوة ووجبة خفيفة :