تنظيم المؤتمرات والفعاليات

 

Øالمقدمة

 

تقدم هذه الدورة المبادئ والممارسات للأفراد الذين يعملون في مجال تخطيط وتنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات. من خلال الحصول على فهم واضح لعملية تخطيط وتطوير المهارات الإدارية والحصول على دراية بأفضل الممارسات المتعلقة بإدارة الفعاليات والمؤتمرات ليكون المشاركون أكثر استعداداً لإدارة هذه الفعاليات. وتغطي هذه الدورة أيضاً أدوات التخطيط وإدارة الوقت والمكان والمال والموارد البشرية والمعلومات والمواد والمشاكل التي قد تنشأ من خلال عملية التخطيط لهذه الفعاليات.

 

Øالاهداف

 

سيكتسب المتدربمن خلال هذه الدورة

l       التعرف على أنواع الفعاليات والمؤتمرات لتنفيذ خطة أكثر فعالية

l       تنظيم وتقييم وتحفيز مختلف اللجان المعنية في إدارة الفعاليات والمؤتمرات

l       تشجيع الفعاليات والمؤتمرات من خلال التخطيط ووضع خطة ترويجية خطوة بخطوة

l       شرح الوظائف المختلفة لإدارة الفعاليات والمؤتمرات

l       إعداد ومراقبة الجوانب المالية للمؤتمر

l       تخطيط وتنظيم الأنواع المختلفة من المعارض

l       دراسة جميع الأنشطة لتقييمها ومتابعة الفعاليات

 

Øمنهجية الدورة

 

 

يعمل المشاركون على رفع الكفاءات من خلال مجموعة متنوعة من الطرق التعليمية التي تشمل محاضرة ًيلقيها ممارس واستشاري ذوا خبرة، وتمارينَ، إضافةً إلى

 

l       حلقات النقاش.

l       العصف الذهني .

l       مجموعات عمل .

l       تبادل ادوار .

l       حالات عملية و تطبيقية .

l       العرض

 

 

Øلمن هذه الدورة ؟

 

l       المدراء والمشرفون المشاركون في تخطيط أو إدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات، بالإضافة إلى مدراء وموظفي العلاقات العامة.

الكفاءات المستهدفة

l       التخطيط والتنظيم والقيادة

l       التحليل والتقييم

l       مهارات التواصل اللفظي

l       بناء علاقات مع الآحرين

l       تقديم وتلقي ردود فعل دقيقة
 

                                                           المحاور العلمية

اليوم 1

 

التخطيط للفعاليات والمؤتمرات

 

l     تعريف الفعاليات والمؤتمرات

l     أنواع الفعاليات والمؤتمرات

l     الهدف من المؤتمر

l     الأهمية والمفاهيم

l     وضع أهداف ذكية

l     إعداد خطة الفعالية مع النشاطات والبرامج المفصّلة

l     اختيار المكان والاتفاق على موقع الفعالية والمؤتمر

 

تنظيم الفعالية أو المؤتمر

l     تحديد الموارد البشرية لادارة الفعالية أو المؤتمر

l     تشكيل مختلف اللجان المتخصصة

l     تدريب/ تحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر

 

اليوم 2

 

الترويج للفعاليات والمؤتمر

 

l     التسويق للفعاليات والمؤتمرات

l     العناصر التي تجذب المشاركين

l     الترويج والدعاية للفعاليات والمؤتمرات

l     الخطوات المطلوبة لترويج وتسويق الفعالية أو المؤتمر

l     وضع خطة لترويج الفعاليات والمؤتمرات

 

المهام المختلفة لإدارة الفعاليات والمؤتمرات

 

l     الناقل الرسمي (خطوط الطيران)

l     إجراء حجوزات الفنادق

l     تنظيم عملية التسجيل للمؤتمر

l     البرامج الاجتماعية

l     العلاقات العامة ووسائل الإعلام

 

 

 

 

اليوم 3

 

النواحي المالية للمؤتمر

 

l     تحضير ميزانية المؤتمر

l     النفقات الثابتة

l     النفقات المتغيرة

l     إيرادات المؤتمر

l     تحديد رسوم التسجيل

l     اللجنة المالية

 

 

 

اليوم 4

 

تنظيم المعارض

 

l     أهمية المعارض والمؤتمرات

l     السلع والخدمات المتوفرة في المؤتمر

l     سياسة التسعير في المعارض

l     تنفيذ المعرض

l     الترويج للمعرض

l     إدارة المعارض

l     معايير اختيار العارضين

l     التواصل مع العارضين

اليوم 5

 

متابعة وتقييم نشاطات المؤتمر والفعالية

 

l     مراقبة نشاطات المؤتمر أو الفعالية

l     الأهداف الذكية

l     العوامل الرئيسية في التقييم

l     فوائد المتابعة

l     لجنة التنسيق والمتابعة

l     المتابعة والتقييم

 

 

                                                         جدول الوقت للدروة التدريبية :

  •                                               10:00 - 8:00 (الجلسة الأولى)
  •                                               10:30 - 10:00 (قهوة / شاي / وجبات خفيفة (
  •                                               12:20 - 10:30 (الجلسة الثانية)
  •                                               12:20 - 13:00 (استراحة الصلاة والغداء)
  •                                               13:00 - 14:00 (الجلسة الختامية )

 

                                                             التكاليف المالية

                                                      التكاليف الخاصة بالدورة و تشمل : المحاضرات العملية ، الغداء ، استراحة شاي وقهوة ووجبة خفيفة :