تنمية مهارات مدراء المكاتب للإدارة العليا
المقدمة:
هذا البرنامج التدريبي موجهة لمدراء مكاتب الإدارة العليا و من ترى الإدارة أهمية حضوره ويهدف هذا البرنامج التدريبي لتنمية مهارات مدراء المكاتب و إمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية و تزويدهم بالخبرات و المهارات التي تتطلبها مسئوليات و واجبات الوظيفة .
ونقدم في هذا البرنامج التدريبي للمشاركين الوحدات المعرفية والمهاريه التي تعرفهم باختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب . و المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية و أساليبها و فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين . و إدارة الوقت و الاستخدام الأمثل له . و فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) . و الفهرسة و الحفظ ( تطبيقات عملية ) . و المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء .
أهداف البرنامج:
- الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية
- و اكساب المشاركين المهارات الإدارية و السلوكية للسكرتير الناجح.
- التعامل الجيد في المقابلات و الاجتماعات الرسمية.
- اكساب المشاركين الأسس المتقدمة في إدارة المكاتب والإدارة التنفيذية لمكاتب القيادات العليا
- صقل مهاراتهم في كيفية التواصل مع الجمهور وأسُس التواصل الفعال كتابة واستماعاً وحواراً
- وتعزيز مهارات التعامل مع الوقت والضغط وعنصر المفاجآت وإدارة التنوع في بيئة عمل القيادات العليا وبقواعد البروتوكول والاتيكيت وإدارة المناسبات
- تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك
- تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي
- استخدام تطبيقات وبرمجيات الحاسب الآلي المكتبية
- كيفية الاستفادة من المعدات والأجهزة المكتبية المتوفرة لديه
- تحمل ضغوط العمل في أوقات الذروة للمؤسسة أو الشركة
- إدارة الوقت وتوزيعة على مختلف الأعمال المطلوب إنجازها
- التواصل مع زملاء العمل عملياً من خلال العمل الجماعي
الفئات المستهدفة:
- مديري المكاتب
- طاقم السكرتارية التنفيذية
- مكاتب الإدارات العليا والإشرافية في الامانات والبلديات والمجالس وأمناء المجالس وسكرتير المجلس والمؤسسات المختلفة و الوزرات
- كافة العاملين في مجالي ادارة المكاتب والسكرتاريا بجميع مستوياتها الادارية في جميع الادارات والاقسام في القطاعين العام والخاص
- المرشحين للقيام بهذه الاعمال وكافة المهتمين
محتويات البرنامج :
اليوم 1
المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب
- مدير المكتب المعاصر
- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب "مفاهيم وأسس".
- أعمال السكرتارية التنفيذية في عصر هندسة ومصادر المعرفة.
- مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب السكرتارية التنفيذية.
- العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية والفنية للمساعدين الشخصيين.
- تنظيم وإدارة المعلومات (العمل اليومي لمدير المكتب).
- قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية.
اليوم 2
المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف
- مهارات الإدارية الذاتية والسلوكية.
- مهارات الاتصال والابتكار وتقوية الذاكرة
- مهارات إعداد وكتابة التقارير والخطابات والمذكرات الإدارية..
- فنون الاتيكيت ومهارات التعامل مع الجمهور.
- المهارات المهنية لمدراء المكاتب والمساعدين الشخصيين.
- نظام المعلومات الإداري ودور مدير المكتب.
- كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها.
- تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية.
- المنهج الابتكاري والتفكير الإبداعي لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- التخطيط والإعداد والصياغة الدقيقة لمحاضر الاجتماعات.
- الانترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية.
- التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالا واستقبالا.
اليوم 3
المهارات والمهام الالكترونية اللازمة للسكرتير العالمى
- تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة إلكترونيًا.
- تنظيم وترتيب الملفات إلكترونيًا.
- إعداد المراسلات والمذكرات وعرق الأوراق الإلكترونية.
- فن الحديث والإنصات (مهارات التقديم والعرض الإلكتروني).
- تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونيًا (الاستثمار عن بعد).
- السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية:-
- استخدامات التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
- استراتيجيات الأرشفة والحفظ وتأمين الوثائق والاسترجاع الإلكتروني.
- التقنيات الحديثة في ميكنة المحفوظات والوثائق.
- إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق والملفات المستندية بالحاسب الآلي.
- إدارة مكاتب الغد "التميز والتطوير".
اليوم 4
فن ادارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة
- إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات.
- إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان.
- إعداد وكتابة المحاضر والجلسات والتقارير الفعالة.
- كيفية مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر.
- مهارات الاتصال والتواصل
- العمل فى فريق
اليوم 5
تدريبات عملية وورش عمل ادارة المكاتب الالكترونية
- ورشة عمل في : المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها.
- ورشة عمل في : مقومات التعامل مع الآخرين (الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور).
- التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية.
- مهارات الاتصال الحديثة
- ادارة الوقت والضغوط
- مقياس قدرات التفكير
- مقياس الذكاء المتعدد
- مقياس النمط الاتصالى
- مقياس بناء الفريق
- هرم الاحتياجات الانسانية
جدول الوقت للدروة التدريبية :
- 10:00 - 8:00 (الجلسة الأولى)
- 10:30 - 10:00 (قهوة / شاي / وجبات خفيفة (
- 12:20 - 10:30 (الجلسة الثانية)
- 12:20 - 13:00 (استراحة الصلاة والغداء)
13:00 - 14:00 (الجلسة الختامية )
التكاليف المالية
التكاليف الخاصة بالدورة و تشمل : المحاضرات العملية ، الغداء ، استراحة شاي وقهوة ووجبة خفيفة :